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A contabilidade pode intervir quando um contribuinte é autuado em processos administrativos na área tributária, a qualidade das provas contábeis que possa apresentar como contestação é de extrema importância para auxiliar em sua defesa.
Em primeiro lugar, fora do setor de contabilidade, em todo processo administrativo fiscal, temos três frentes que podemos considerar:
A do Acusador: Geralmente um Auditor Fiscal, descrita no lançamento, notificação e/ou auto, com provas;
A de Defesa do Contribuinte: Com provas, para contestar a devida acusação.
A do Julgador: Normalmente gerada por suas convicções adquiridas na análise das provas apresentadas pelas partes envolvidas no processo.
Assim também, fica muito claro que apresentar provas fortes (muitas vezes fornecidas pela contabilidade).
Este fator aumentam as chances de eliminar o processo ou ao menos diminuir eventuais efeitos de um resultado desfavorável.
Ao apresentar as provas de forma clara, o acusado demonstra boa vontade e transparência o que aumenta e muito as chances da verdade prevalecer.
O contribuinte que alega, mas não prova, inválida seus argumentos que não serão aceitos por não estarem devidamente comprovados.
Como resultado, não provar e apenas argumentar é apresentar uma alegação vazia, sem elementos objetivos que possam conduzir a verdade na análise do julgador.
A prova nada mais é do que a apresentação de documentação aceita pelo Fisco, que comprova o lançamento de contabilidade dos recursos movimentados.
O que vemos muito acontecer, são empresas de pequeno e médio porte darem pouca importância aos documentos que demonstrem sua movimentação financeira.
É preciso ter um mínimo de formalização, não só para fazer prova futura para eventuais fiscalizações, mas também para o controle interno, prevenindo fraudes e desvios, evidenciando desajustes e necessidade de correção do rumo da empresa.
Recomendamos que toda e qualquer movimentação financeira tenha o documento que identifique o tipo de operação realizada, de quem veio e para quem foi o destino dos recursos, a data e o responsável interno pela autorização da movimentação.
Com essa coleta de documentos no momento da movimentação financeira, e o seu respectivo registro contábil, as provas ficam para “eternas” e poderão ser apresentadas a qualquer tempo, não expondo o Contribuinte a fragilidades para descrever sua verdade dos fatos, quando solicitado.
O contribuinte precisa manter a documentação sobre seus recebimentos e pagamentos de contabilidade no mínimo por cinco anos, que é o prazo de prescrição fiscal.
Confira a relação de documentos para pessoa física:
- Informes de rendimentos das fontes pagadoras;
- Documentos das deduções com previdência social pública e/ou privada;
- Comprovantes do Livro Caixa de autônomos;
- Notas Fiscais de deduções de despesas de instrução;
- Recibos de Autônomos e Notas Fiscais de Serviço de Médicos, Dentistas, Clínicas, Hospitais, Boletos pagos de Planos de Saúde e demais comprovantes com despesas médicas dedutíveis.
- Comprovação de pagamento de pensão alimentícia, inclusive com cópia da decisão judicial.
Para pessoa jurídica, deverá enviar no mês seguinte ao seu Contador de confiança, a documentação, comprovando origem e destino de todas as movimentações financeiras de recebimentos e pagamentos do mês anterior.
O Contador deverá realizar o registro técnico das transações efetuadas e a organização de arquivo, no setor de contabilidade, adequado para exibição das provas, quando solicitado.
Convencer o Fiscal de não autuar é uma tarefa desafiadora. Ainda mais difícil, o Julgador reverter a autuação em favor do Contribuinte.
O contribuinte como pessoa física ou jurídica, precisa ter consciência de que é absolutamente necessário adotar procedimentos menos informais no ato de aquisição de bens e serviços e, que é imprescindível pedir sempre o documento fiscal ao fornecedor de produtos ou ao prestador de serviços.
O documento que comprova a transação deve ser cuidadosamente registrado, guardado e preservado para que possa estar intacto e apto a servir de prova, quando for necessária a sua utilização como meio de exibir a verdade e pedir justiça.
São sobretudo as pequenas atitudes no dia a dia podem evitar grandes prejuízos e considerável perda de tempo no futuro.
Por fim o Contador é seu principal aliado nessa mudança de cultura. Consultá-lo regularmente, poderá evitar as consequências do natural desconforto de qualquer notificação ou visita do Fisco.
Formalize suas transações, documentando todas elas. Garantimos que essa gestão, trará muitas vantagens e facilidades se eventualmente no futuro você precisar.
Caso tenha dúvidas, entre em contato conosco. Será um prazer atendê-lo!
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