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Se você trabalha na área de TI, sabe que as atividades são contínuas e os projetos, constantes. Sem um monitoramento adequado, é normal perder os compromissos de vista.
O que fazer para evitar esse cenário? O ideal é trabalhar com ferramentas de controle de tarefas.
Existem diferentes opções no mercado, mas o ideal é escolher aquelas que se ajustem melhor à sua rotina. Desse modo, você consegue acompanhar as diferentes etapas de um mesmo projeto, qualquer que seja a metodologia empregada. Você verá, inclusive, que existem aplicativos ideais para quem trabalha com Scrum, o método ágil de gerenciar projetos.
[Artigo]: Planejamento Tributário para Empresas de TI: Entenda a importância
Então, que tal conhecer as diferentes alternativas existentes? Confira a partir de agora:
1. Trello
Quando falamos em acompanhamento de tarefas, é impossível esquecer o Trello. Embasado na metodologia Kanban, esse aplicativo divide o projeto em atividades mhttp://www.trello.comenores, que são gerenciadas com mais facilidade.
Para isso, você cria cartões (cards) e quadros (boards). Cada unidade do primeiro representa uma atividade e está inserido em um ou mais quadros. Conforme o andamento do projeto, você altera o cartão pelas colunas criadas, a fim de indicar seu status.
Por exemplo: imagine que determinado projeto tenha um processo de avaliação de sistemas legados como uma de suas etapas. Nesse caso, você cria um board para o projeto e as colunas referentes a cada etapa: a fazer, fazendo e finalizado — ajuste conforme achar necessário.
Dentro de cada coluna, você insere quantos cards preferir e um deles é a avaliação de sistemas legados. Assim que o procedimento iniciar, envia para “fazendo” e depois para “finalizado”.
A vantagem dessa ferramenta é ser bastante intuitiva e fácil de manusear. Além disso, há visualização dos fluxos de trabalho, que permitem identificar se alguma etapa está parada por bastante tempo. Nessa situação, basta pesquisar qual é o gargalo existente.
O Trello ainda possibilita anexar arquivos, inserir comentários, adicionar pessoas, colocar etiquetas de identificação e fazer muito mais.
[Artigo]: 05 Boas práticas contábeis para empresas de TI.
2. Asana
Quer uma ferramenta que permita gerenciar as atividades em grupo? O Asana é perfeito para isso! O app oferece vários recursos práticos, como calendário com visão dos participantes e suas funções, chat, fórum de discussão e lista de atividades.
Uma das opções mais eficientes é a possibilidade de visualizar o que cada membro da equipe faz no momento para, então, determinar as próximas etapas. A comunicação também é facilitada, porque o chat é um canal rápido e direto.
De quebra, você ainda tem a chance de visualizar gráficos com a evolução do trabalho de cada equipe. Assim, identifica a produtividade dos colaboradores e consegue mensurar o nível de trabalho de cada um deles.
3. Nirvana
Essa ferramenta utiliza a metodologia Getting Things Done (GTD) para controlar as tarefas da equipe. Esse método foi criado por David Allen com o objetivo de tirar as informações da mente e colocá-las no papel para focar o que é realmente importante.
Ao livrar sua mente dos pensamentos desnecessários, é capaz de colocar em prática os 5 estágios de produtividade:
- coletar: deixar tudo à disposição no papel ou em uma caixa de entrada;
- processar: representa dar significados, determinar prazos e avaliar quais são as prioridades;
- organizar: é a arrumação dos itens processados por projeto e setor;
- executar: é o processo de iniciar pelas atividades menores e se concentrar em uma de cada vez;
- revisar: consiste em verificar se tudo funciona conforme os objetivos.
Com o Nirvana, você consegue visualizar todos os seus compromissos e decide aqueles que são prioritários. A consequência é uma gestão melhor da equipe de TI e o alcance de melhores resultados.
[Artigo]: Gestão financeira para empresas de Ti- Sinais que é hora de trocar de contador
4. Slack
Apesar de ser uma ferramenta de comunicação, o Slack tem como finalidade substituir o e-mail para facilitar as conversas rápidas. Assim, ações de menor impacto no projeto são agilizadas e os profissionais têm uma interação maior entre si.
Qual a vantagem para uma equipe de TI? Dividir os profissionais de acordo com a equipe da qual fazem parte para que eles sejam capazes de discutir estratégias, compartilhar experiências e solicitar auxílio quando necessário.
Desse modo, o Slack se torna uma ferramenta de controle de tarefas, já que cada membro da equipe consegue dizer o que fez e o que precisa ser realizado na próxima etapa. Isso evita falhas de comunicação, que normalmente geram atrasos e prejudicam a satisfação do consumidor final.
[Artigo]: Assessoria Contábil Especializada para Empresas de TI
5. Runrun.it
Essa plataforma criada por brasileiros é uma das melhores para gerir processos, atividades e recursos. O Runrun.it é um gerenciador de tarefas que emite relatórios sobre prazos e custos dos projetos, assim como a performance de cada membro da equipe.
Com essa ferramenta de controle de tarefas, torna-se muito mais fácil comprovar a importância do trabalho realizado pela TI e o retorno sobre o investimento (ROI) obtido. Isso porque a plataforma apresenta o custo por projeto, além do valor da hora de cada colaborador.
Com os relatórios gerados, você também identifica os gargalos existentes, as tarefas que tomam mais tempo e as atividades que precisam ser entregues por pessoa a cada período. O resultado é o monitoramento do andamento das atividades, com possibilidade de ultrapassar os obstáculos existentes com mais facilidade.
[Artigo]: 5 maiores erros de gestão de empresas de TI
6. Quire
Já pensou em utilizar uma ferramenta que apresenta os detalhes das atividades em uma coluna lateral? É isso que o Quire faz. Cada tarefa está em uma linha e, ao clicar sobre ela, são apresentadas as principais informações.
Essa facilidade de visualização é uma das marcas registradas desse app, que apresenta aparência dinâmica e moderna. Bastante versátil, a solução apresenta dois setores diferentes, que simplificam a gestão das atividades.
Entre os recursos disponíveis estão:
- marcação dos itens finalizados para excluí-los da lista;
- inserção de anexos;
- adição de agendas;
- upload de trabalhos prontos;
- uso de tags para definir atividades e mais.
[Artigo]: Guia definitivo – Impostos de empresas de TI
7. Wunderlist
Ideal para equipes de TI e também para especialistas que desejam gerenciar suas atividades pessoais e profissionais, o Wunderlist oferece alertas frequentes sobre tarefas em andamento e permite sua organização de acordo com o nível de prioridade.
As tarefas mais importantes podem ser destacadas para evitar que você esqueça de executá-las. Para uma equipe com diferentes profissionais, o benefício é oferecer ao gestor uma visão mais ampla do que precisa ser realizado a cada etapa para verificar os resultados atingidos.
Conclusão
Como você pôde perceber, as ferramentas de controle de tarefas são variadas e têm recursos diferenciados. Algumas são mais profissionais, outras mais comuns. De todo modo, elas apresentam vantagens, que facilitam a rotina operacional e ajudam a equipe a alcançar os objetivos traçados.
E você, já pensou em como essas ferramentas contribuem para os resultados alcançados? Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e ajude outras equipes de TI a escolherem os aplicativos mais adequados e a contabilidade especializada em empresas de TI.
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