Revolução digital na contabilidade

Em menos de duas décadas, a sociedade vivenciou várias inovações tecnológicas. As empresas que necessitavam de uma ampla gama de empregados para realizarem serviços administrativos, passaram a contar com sistemas integrados de gestão que lhes permitem, praticamente em tempo real, ter o controle das atividades principais da empresa, controle esse feito com um número menor de funcionários. Na área de contabilidade este fenômeno também ocorreu, proporcionando alterações nos processos internos dos escritórios. É certo afirmar que em algumas atividades, os seres humanos foram substituídos por máquinas e sistemas informatizados. Essas mudanças, entretanto, são responsáveis pelo aumento da produtividade do trabalho e pelo deslocamento de pessoas para atividades mais dinâmicas, que requerem o uso da criatividade e do poder de tomada de decisões, sem a preocupação com tarefas repetitivas do dia-a-dia.

Os efeitos tecnológicos na área contábil

Nos dias de hoje, as empresas necessitam de informações cada vez mais imediatas. A era digital se alimenta de dados e, para que os gestores possam tomar decisões mais certeiras, devem ser amparados por indicadores confiáveis.

Faz parte da rotina de um contador suprir seu cliente com os dados necessários para realizar a melhor gestão de seus ativos, entregando, em tempo hábil, o valor esperado por ele. Nesse cenário, a tecnologia pode ser um diferencial para um escritório se destacar no mercado.

A contabilidade trabalha com documentos — como as demonstrações — que são gerados a partir de processos contábeis, lançando informações decorrentes de transações efetuadas. Com a inserção de novas tecnologias, esses processos podem ser automatizados, mudando a maneira de se pensar na contabilidade.

No que se refere ao trabalho de contabilidade especializada em empresas de T.I pode exercer um papel fundamental no processo de gestão do escritório, bem como nas atividades contábeis. Nesse sentido, enfatizam que a T.I. facilita o processo de gestão do conhecimento das pessoas envolvidas na organização, facilita a comunicação interna e externa e propicia subsídios para aperfeiçoar o conhecimento, seja através de melhores práticas de trabalho, seja através de discussões que disseminem os conhecimentos.

Por isso elaboramos este artigo para mostrar como algumas ferramentas tem auxiliado a gestão contábil e otimizado o tempo de gestores e equipes.

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Coleta Fiscal

A rotina da coleta fiscal é uma tarefa que exige atenção. O país possui um regime tributário conturbado, onde a legislação pode se alterar a qualquer momento. Isso requer do profissional contábil a se manter atualizado o tempo todo.

Dessa maneira , torna difícil manter em dia as matérias tributárias onde necessita a procura de ferramentas de softwares específicos. Essas ferramentas estarão sempre atualizadas e contribuirão para a diminuição de erros fiscais.

Segurança

Antes, para acessar as informações de um escritório de contabilidade, existiam algumas barreiras físicas, como portas ou um armário de arquivos. Já com a implementação de soluções em software, todos os documentos importantes serão protegidos por uma série de barreiras virtuais, como firewalls, criptografia e senhas de acesso.

Esse tipo de segurança é responsável por estimular uma maior sensação de proteção e credibilidade no seu cliente sobre a importância que seu escritório dá às informações sob sua responsabilidade.

Atendimento

O atendimento do escritório contábil foi uma das áreas que mais se beneficiou com as novas tecnologias. A facilidade de comunicação e relacionamento que a revolução digital trouxe é a responsável direta por essa evolução no atendimento.

O cliente que precisa dos serviços de um contador hoje, muitas vezes, pode encontrá-los na tela de seu smartphone, sem a necessidade de deslocamento até um escritório, além de realizar o pagamento pelos serviços com o cartão, diretamente de onde estiver.

Esse relacionamento simples e prático é motor para a captação de mais clientes, que estão em busca de conforto no momento de tratar as suas demandas, e zelam pela praticidade de suas transações, já que a comunicação entre contador e cliente pode ser realizada, até mesmo, via aplicativo de mensagens, como o WhatsApp.

Burocracia

Com o uso de ferramentas tecnológicas , a burocracia será, em grande parte , reduzida, afinal, o caminho para troca de informações será facilitado via software.

É possível comunicar-se diretamente com seus clientes de maneira simples e intuitiva ao disponibilizar uma plataforma digital por onde passem informações, documentos, planilhas e outros materiais passíveis de serem transmitidos online.

Isso elimina muita burocracia e transforma sua rotina, evitando a perda de tempo com deslocamentos.

Armazenamento Virtual

Aquela imagem tradicional de um escritório de contabilidade com pilhas de papel acumuladas por todos os lados também está com os dias contado. É cada vez maior o número de empresas que recorre à digitalização de documentos como forma mais eficiente de armazenar as informações contábeis dos seus clientes.

Assim, além de reduzir a necessidade de espaço físico com grandes arquivos, recorrer aos recursos de armazenamento na nuvem significa que a sua empresa passa a poder acessar os documentos a partir de qualquer lugar. Trata-se de uma forma significativa de agilizar consultas e processos, tornando a interação com os clientes mais rápida. Isso sem falar na economia de papel e nos benefícios que isso traz para a natureza.

Contínua atualização

A questão é que fica difícil acompanhar cada atualização sem um bom sistema de gestão contábil, e essa é a grande vantagem da tecnologia: como a transmissão de várias obrigações acessórias passou a ser em formato eletrônico, as atualizações quanto a alíquotas, novas legislações, tributos e demais obrigações passam a ser feitas periodicamente.

A verdade é que a tecnologia é um dos pilares para manter a saúde financeira e a legalidade da empresa diante dos órgãos fiscalizadores, tornando todo o processo contábil da empresa mais dinâmico, transparente e confiável

O real valor das mudanças realizadas pela inserção da tecnologia na contabilidade fica por conta de dois elementos: produtividade e eficiência na gestão.

A evolução digital permite que os processos sejam realizados de forma mais simples e rápida, contribuindo para o aumento da produtividade do escritório como um todo e potencializando o número de clientes com que o contador pode trabalhar ao mesmo tempo.